Etiqueta comercial - Guia rápido

Etiqueta comercial - Introdução

Não importa onde você vá, as pessoas esperam que você se comporte de uma certa maneira na sociedade. Pode haver pequenas variações de costumes e tradições que você deve respeitar. No entanto, a maioria dessas expectativas será comum. Por exemplo, sorrir é um sinal universalmente reconhecido de uma pessoa amável. Por outro lado, franzir a testa e ser rude ao interagir é considerado indelicado.

Em "Etiqueta comercial", discutiremos quais etiquetas, o mundo corporativo / comercial espera de seus funcionários e o que você deve fazer para atender às suas expectativas. Ajuda na construção de uma rede boa e positiva de pessoas de negócios.

Etiqueta comercial

Também discutiremos a etiqueta comercial em relação às convenções estabelecidas de negócios e às várias expectativas culturais.

Em algumas partes do mundo, iniciar a reunião com uma discussão direta sobre negócios é considerado rude, e há certos lugares onde discutir negócios enquanto jantares é considerado inapropriado. Graças à globalização, não podemos nos dar ao luxo de ignorar as diferentes culturas em que vivemos.

Definindo etiqueta comercial

Etiqueta comercial é um conjunto de sensibilidades sociais, profissionais e culturais que se espera que uma pessoa possua para ser considerada uma pessoa de negócios bem informada e com perspicácia comercial adequada. A Etiqueta Comercial se concentra principalmente em ser educado em suas interações com as pessoas e em respeitá-las enquanto lida com elas, da maneira que você espera que elas façam.

Essa polidez e respeito não se limitam apenas às reuniões realizadas pessoalmente. De fato, esses níveis de respeito mútuo e a maneira educada de abordar as pessoas e lidar com elas são estendidos a e-mails comerciais, conversas telefônicas e cartas comerciais também.

Etiquetas comerciais

A etiqueta comercial serve como uma ferramenta importante para preencher as lacunas e desenvolver uma rede rápida de pessoas de negócios que têm uma impressão positiva de suas habilidades interpessoais e sensibilidade cultural.

No entanto, deve-se ter em mente que a etiqueta comercial varia de um lugar para outro. Um conjunto de etiquetas que podem ser respeitadas em um país pode não ser necessariamente observado de perto em outro país e, de fato, pode ser visto como estranho ou rude às vezes.

Etiqueta comercial - importância

A maioria das pessoas confunde a Etiqueta Empresarial como apenas um estudo das diferenças culturais e as maneiras pelas quais as barreiras interculturais podem ser quebradas. No entanto, a verdade é que várias culturas e seus estudos são apenas uma parte da etiqueta nos negócios.

A cultura corporativa possui uma cultura distinta. Pode não ser necessariamente um local de trabalho intercultural e, no entanto, existem muitas regras e códigos de adequação não escritos que existem e são habilmente seguidos.

Essas normas são praticadas e seguidas, entre e dentro das empresas. Por exemplo, os funcionários apreciam seus clientes por optarem por se vestir com roupas formais em uma reunião, mesmo que não exista um código de vestuário rigoroso.

Importância da etiqueta comercial

Uma coisa interessante a ser observada é que o entendimento de etiqueta comercial de alguém também pode ser influenciado e, às vezes, até limitado por muitos fatores predominantes em seu local de trabalho.

Coisas como declaração de missão de uma empresa, linhas de produtos, imagem, percepção, valor da marca, alcance, parceiros de negócios, investidores, clientes e clientes podem influenciar a idéia e a importância da etiqueta na mente dos funcionários da empresa.

Importância da primeira impressão

Criamos uma impressão sobre uma pessoa poucos segundos depois de conhecê-la. Esse senso de julgar uma pessoa sem saber nada sobre ela é uma qualidade embutida.

Essa capacidade de formar uma impressão de uma pessoa, rapidamente, para que possamos categorizá-la na categoria "amigo" nos ajuda a nos preparar para a autodefesa. Ativa o mecanismo de defesa de "luta ou fuga", que agimos de acordo. Em termos modernos, essa intuição recebeu o termo "primeira impressão".

Primeira impressão

Sempre tendemos a respeitar nosso instinto e a ouvir nossa voz interior mais do que qualquer explicação racional, e isso forma uma qualidade fundamental em todos os seres humanos. Essa é a razão, os especialistas sugerem que, quando você encontrar alguém pela primeira vez, devemos nos esforçar para obter a aparência perfeita e apresentar a imagem perfeita.

O conhecimento de etiquetas não apenas nos permitirá entender a sensibilidade da outra pessoa, mas também nos ajuda a apresentar a impressão de um cavalheiro ou uma mulher. Isso ajudará a dar o melhor de si para que o foco da discussão que se segue se concentre mais nos tópicos de negócios, em vez de parecer fora do lugar.

Primeira planilha de impressão

Tente se lembrar da primeira vez que conheceu alguém em uma reunião de negócios. Pode ser uma entrevista de emprego ou uma chance de interagir com pessoas da indústria.

  • Quais foram as impressões iniciais que você teve quando o conheceu?

  • Quais foram os pensamentos em sua mente após a reunião?

  • Como você o descreveria se tivesse uma oportunidade?

Faça o download da planilha Try-it yourself.

Primeira planilha de impressão

Vamos jogar um jogo de adivinhação! Você recebe duas fotos de duas pessoas diferentes. Você precisa adivinhar os seguintes detalhes sobre eles, dependendo da primeira impressão que eles causaram em você. Você não precisa ser preciso com suas respostas e não pensa muito antes de dar as respostas. A idéia é capturar a maneira como você interpretará a aparência deles.

Mulher Homem
Onde eles foram criados?

Uma cidade

b) Cidade

c) Aldeia

Uma cidade

b) Cidade

c) Aldeia

Qual a comida favorita deles?

uma pizza

b) Pulsos

c) Pita Naan

uma pizza

b) Pulsos

c) Pita Naan

Que música eles ouvem?

a) Clássica

b) País

c) Jazz

a) Clássica

b) País

c) Jazz

O que eles fariam no lazer?

uma leitura

b) Culinária

c) Jardinagem

uma leitura

b) Culinária

c) Jardinagem

Qual seria o carro ideal deles?

a) Audi

b) Toyota

c) Lamborghini

a) Audi

b) Toyota

c) Lamborghini

Qual seria o trabalho ideal deles?

a) Chef

b) Bordado

c) Prática jurídica

a) Chef

b) Bordado

c) Prática jurídica

Primeira planilha de impressão2Primeira planilha de impressão2

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Independentemente de quaisquer noções pré-concebidas que você possa ter sobre os dois, eu gostaria de mencionar que Richard gosta de dirigir seu carro Ford ao bistrô todas as manhãs e adora passar tempo com seus clientes enquanto ele os cozinha pizzas quentes demais e tortas.

Depois que ele fecha a loja à noite, ele dirige de volta para sua casa da fazenda, cantarolando “Eu ando na fila” de Johnny Cash todo o caminho. Não há prêmios por adivinhar seu hobby.

Quantos, você acha que vai concordar comigo, se eu lhe disser que o homem na foto acima é realmente Richard?

Você esperava isso?

Você observou como a aparência é importante ao criar a primeira impressão? Uma pessoa não sabe nada sobre você e não tem idéia de suas qualidades antes de conhecê-lo. A primeira coisa que ele nota sobre você é a sua aparência.

O Comportamento Organizacional pode variar muito de empresa para empresa, mas é uma surpresa para muitas pessoas que o comportamento organizacional também possa, e varie, consideravelmente dentro de uma empresa. As etiquetas também variam de pessoa para pessoa, dependendo de com quem você está interagindo.

Por exemplo, a linguagem corporal, a correção da fala, a seleção correta de palavras e a clareza na apresentação variarão quando você conversar com seu chefe ou seu supervisor em comparação com um colega do mesmo nível que você.

Você se sentirá ainda mais relaxado quando a pessoa for um amigo próximo. Da mesma forma, você pode pular facilmente alguns passos no decoro quando seu amigo o convidar para seu lugar. Se seu chefe o convidar para jantar, suas etiquetas serão diferentes.

Qualidades que formam etiquetas

As etiquetas comerciais não tratam necessariamente da sensibilidade do vestuário, das habilidades interpessoais e das boas habilidades de falar em público. Embora essas qualidades sejam necessárias, também existem outras que são igualmente importantes.

Aqui está uma lista dessas qualidades importantes -

Pontualidade

Uma pessoa na hora certa é uma pessoa confiável. Esta é uma impressão geral que as pessoas pontuais conseguem efetivamente deixar na mente de muitas pessoas. Alguém que aprecia o valor de seu tempo não gostará de esperar pelos outros e outros esperando por ele.

Preparação

Uma pessoa deve sempre estar bem informada e preparada para fornecer informações, em detalhes, sobre qualquer tópico relacionado ao seu trabalho e responsabilidade a qualquer momento. Isso cria a impressão de ser uma pessoa engenhosa.

Cortês

Você precisa ser cortês com todas as pessoas com quem está interagindo, em vez de limitar a cortesia apenas àqueles que você acha que merecem. Quando você trabalha em uma organização que tem muitas pessoas talentosas e criativas, sempre há uma chance de que as idéias colidam umas com as outras. Nesse caso, você precisa enfrentar o pensamento oposto e não a pessoa.

Representação adequada de pensamentos

Há momentos em que seu pensamento fica muito claro sobre um tópico específico, mas a escolha de suas palavras pode enviar um sinal misto aos ouvintes. Muitas pessoas acabam sendo citadas e incompreendidas, devido à falta de conexão com as pessoas que o ouvem. Você deve preparar sua apresentação cuidadosamente, com antecedência e ter um entendimento claro de cada palavra e as diferentes maneiras pelas quais ela pode ser interpretada. Entre para esclarecer quaisquer equívocos que as pessoas possam ter em um ponto.

Participação

Empresas, esperam muito de você. Essas expectativas podem estar na forma de metas específicas, definidas pela empresa para você. Nesses momentos, é muito fácil dar as costas para uma discussão que não lhe diz respeito e dizer: "esse não é o meu problema". No entanto, esse problema pode muito bem ser o seu problema no futuro próximo. Portanto, tente participar do processo de solução de problemas.

Vestido adequadamente

A maneira como você olha quando encontra alguém pela primeira vez ajuda bastante a estabelecer uma percepção sua na mente dessa pessoa. Isso não significa que você deva usar roupas que deveria usar. Suas roupas não devem chamar muita atenção para si mesmas. Vista-se conservadoramente, mas profissionalmente.

Etiquetas de higiene

O código de vestimenta de negócios geralmente é uma questão de bom senso predominante ao decidir o que vestir no local de trabalho. No entanto, os casos de desastres de vestuário continuam ocorrendo, especialmente durante o verão, quando você encontra um colega vestido para trabalhar com uma ressaca de "dia na praia".

A razão pela qual esses erros de sobrancelha ocorrem nos códigos de vestimenta é que muitas empresas, especialmente as iniciantes e as pequenas e médias empresas, têm normas relaxadas, quase sem normas no código de vestimenta. Mesmo que existam regras de código de vestimenta, às vezes elas são vagas e ambíguas. Em tais situações, é sempre aconselhável usar roupas "muito formais", em vez de se vestir informalmente o suficiente para levantar algumas sobrancelhas.

Etiquetas de higiene

Alguns erros comuns que as pessoas cometem ao se vestir são:

  • Roupas mal ajustadas - Roupas muito grandes dão a você uma aparência inchada e roupas muito justas acentuam o corpo de maneira não formal. Em uma reunião, você não gostaria que a atenção mudasse de você e de sua apresentação para suas roupas.

  • Como usar saias / mangas curtas - As saias e mangas curtas chamam atenção para as pernas e mãos quando você se senta. Isso desvia a atenção dos ouvintes e parece pouco profissional.

  • Vestindo meias curtas - meias curtas ou meias caídas expõem a pele e isso distrai a atenção ao cruzar as pernas ou sentar. Sempre escolha meias que cubram 3/4 da distância do tornozelo ao joelho. Evite usar meias brancas, pois elas imediatamente chamam a atenção.

  • Blusas decotadas ou decotadas - Assim como as saias curtas, isso distrai o entrevistador e parece deslocado em um ambiente profissional que exige um código de vestimenta conservador.

  • Opções de cores impróprias - cores, como verde, amarelo, vermelho etc., não caem bem nos círculos corporativos. Eles não apenas chamam a atenção para si mesmos, mas também parecem pouco profissionais.

  • Roupas com citações, imagens ou desenhos - Isso confere uma aparência muito informal e não séria ao entrevistado. Sempre existe o risco de as pessoas associarem slogans e lemas nas camisetas para serem seus pontos de vista pessoais.

  • Sapatos mal mantidos - Os sapatos são uma parte muito importante do seu vestuário de negócios. De certa forma, os sapatos anunciam sua chegada antes mesmo de você interagir com alguém; portanto, naturalmente, chama muita atenção. É por esse motivo que seus sapatos devem estar sempre limpos e polidos.

  • Não se veste formalmente para eventos sociais de negócios - Até jantares na casa do chefe são ocasiões de negócios formais. Então, vista-se adequadamente. A regra geral sobre roupas informais para negócios é que elas devem ser tratadas como roupas formais.

  • Higiene inadequada - unhas sem cortes, hálito odoroso e cabelos despenteados são todos verificados em vermelho. Se você é um daqueles que transpiram profusamente, use desodorantes anti-suor. No entanto, lembre-se de que as reuniões ocorrerão principalmente em salas com ar-condicionado, com muito menos chance de entrada de ar fresco na sala. Portanto, use um perfume ou desodorizante com uma fragrância suave.

Além das dicas discutidas aqui, há algumas áreas que precisam ser cuidadas antes de você finalmente entrar no local e bater nessa porta. Vamos discutir estes -

Dicas finais para higiene

  • Evite sapatos barulhentos e estridentes, pois eles perturbam e distraem a todos.

  • Os bolsos laterais das calças não devem estar cheios de telefones celulares, carteiras etc., pois dão uma aparência volumosa às pernas.

  • Todas as tatuagens visíveis que perfuram o corpo devem ser ocultadas, pois as tatuagens são longas, associadas a comportamentos rebeldes.

  • Não fume ou coma alimentos com odor antes das entrevistas. Use purificadores de ar.

  • Limpe suas unhas e dentes corretamente.

Etiqueta de higiene - planilha

Leia as frases a seguir e indique se são verdadeiras ou falsas. Dê sua explicação também.

  • Hoje, as cores fortes e brilhantes, como rosa e verde, são incentivadas no escritório.

  • Se uma empresa incentiva seus funcionários a usarem casuais e botas no escritório, você também pode vestir isso para uma entrevista com eles.

  • Algumas empresas podem praticar o mandato de que seus funcionários não possuam pêlos faciais ou cabelos longos.

  • Tatuagens e piercings corporais podem ser expostos durante as entrevistas, pois é uma preferência pessoal.

  • Seu primeiro trabalho é atender às expectativas de você primeiro e depois outras coisas.

  • Um guarda-roupa profissional precisa ser caro e cheio de desgaste da marca.

  • Você deve tentar chamar muita atenção para si mesmo com seu senso de vestir-se, para atrair a atenção do entrevistador e se destacar na multidão.

  • Você pode relaxar com seu código de vestimenta e senso de higiene depois de trabalhar na empresa.

  • Vestir-se para o sucesso significa que suas roupas são mais caras que as de qualquer outra pessoa.

  • A melhor maneira de se arrumar para uma entrevista de emprego é de terno.

  • Camisas com cheques e gravatas com listras e desenhos xadrez são aceitáveis nas empresas.

  • Você pode se vestir informal e informal para entrevistas, se sua empresa permitir que seus funcionários se vestam casualmente.

  • Enquanto se vestem para o trabalho, as mulheres podem ser liberais com seus acessórios.

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Etiquetas para refeições de negócios

Quando somos convidados para a festa de aniversário do nosso chefe na casa dele, não podemos estar vestidos da maneira que gostaríamos que fosse a festa de aniversário do nosso melhor amigo. Precisa haver uma mudança não apenas em nosso vestuário, mas também na maneira pela qual nos comportamos.

Em outras palavras, precisamos tratar um convidado para qualquer reunião social que envolva conhecer seus colegas de trabalho da mesma maneira que você trataria um dia no escritório, a única diferença é que, aqui você tem a liberdade de discutir a vida familiar e outros tópicos sobre as quais você geralmente não terá tempo para conversar em sua vida profissional.

Duas situações que surgem, evocam a necessidade de entender a necessidade de etiqueta no jantar e aprendê-la - uma, se você é o anfitrião de uma reunião e a segunda, se você é o convidado.

Etiquetas para refeições

Quando você é o anfitrião

Escolha um restaurante propício para a realização de reuniões importantes e que ofereça um bom serviço. Certifique-se de ter feito todas as reservas e organização de assentos adequados. Esclareça o valor cobrado e a disponibilidade do menu desejado antes da própria reunião.

  • Chegue quinze minutos mais cedo no dia da reunião e apresente as pessoas se algumas delas não tiverem sido apresentadas anteriormente. Ofereça o assento com a melhor vista para o seu hóspede mais importante.

  • Ao pedir comida, tente recomendar qual é o melhor de todos os pratos existentes no menu, se alguém estiver indeciso sobre o que escolher. Se essa é uma abordagem muito direta, você pode ajudá-lo de uma maneira diferente, deixando que ele saiba o que está pedindo, para que ele entenda.

  • Sempre faça o pedido antes de começar a discutir negócios com alguém. Ou então haverá muitos distúrbios com o garçom solicitando seu pedido repetidamente. Além disso, os convidados ficarão preocupados em pedir ou ouvir sua discussão de negócios.

  • Se a reunião é para comemorar uma conquista ou dedicar a alguém, ou é uma festa de congratulações em homenagem a alguém, é sempre bom falar algo sobre isso e fazer um pequeno brinde. Está perfeitamente certo torrar enquanto está sentado. Apenas segure o copo e, quando os outros seguirem o exemplo, você pode dizer algo direto e encerrá-lo.

  • Esteja atento às necessidades de todos ao redor da mesa e fique de olho nas preferências deles, o que o ajudará a decidir o local certo para futuras reuniões. Você pode perceber que o seu convidado principal gosta de frutos do mar, para que possa marcar sua próxima reunião em um local em que os frutos do mar sejam bons.

  • Sempre tente envolver todos em uma conversa e seja o facilitador em levar as pessoas a participar da discussão, colocar seus pontos de vista e experiência em jogo também. Isso ajudará as pessoas a sair de suas inibições iniciais de conhecer alguém pela primeira vez e incentivá-las a serem elas mesmas.

Quando você é o convidado

Sempre, responda prontamente a um convite. Sua resposta ajudará o organizador a organizar e coordenar a reunião. Tente responder o mais cedo possível.

Hóspede
  • Sempre chegue antes da hora e sempre informe antes da hora, se você chegar mais de cinco minutos atrasado. Sempre aproveite a oportunidade para pedir ao seu host que o recomende sobre o que você deve pedir para quebrar o gelo.

  • Muitas vezes, você encontrará um anfitrião generoso que solicitará que você peça o que quiser. Embora você tenha liberdade para escolher os pratos, seja atencioso ao fazer o pedido e não aproveite a oportunidade para pedir algo extravagantemente caro. É mais provável que você perca terreno com o host dessa maneira.

  • Sempre peça algo na faixa do orçamento médio que não chame a atenção e seja fácil de comer. Não peça comida escorrendo e suja, pois isso pode sujar sua roupa. Tente pedir alimentos que possam ser facilmente consumidos com talheres, ao contrário dos pratos em que você precisará usar as mãos para comer.

  • O motivo é que pode haver uma chance de alguém chegar atrasado à mesa, sentar-se ao seu lado e oferecer-lhe a mão para cumprimentá-lo. Em uma situação como essa, seria desagradável ver suas mãos manchadas de comida.

  • As refeições de negócios seguem quase o mesmo modelo de etiqueta que as roupas de negócios, no sentido de que você não deve chamar a atenção para si mesmo devido à sua escolha de comida durante o jantar, assim como você não deveria chamar a atenção de si mesmo com as roupas. um encontro.

  • Lembre-se sempre de que um jantar ou almoço de negócios é basicamente uma reunião formal e profissional em um restaurante, em vez de em uma sala. Leve a mesma linguagem corporal que você levaria quando participaria de uma discussão de negócios com alguém. Tenha um sorriso no rosto, mas fique atento.

  • Como regra geral, o host é quem dirige a conversa de conversa fiada para discussão de negócios; portanto, espere até ele sugerir antes de discutir negócios. Quando convidado para a casa de alguém, é considerado impróprio aparecer de mãos vazias. Não é esperado que você ofereça algo caro - apenas uma jarra ou até mesmo sobremesas seria ótimo.

Se houver um cenário em que você chegou à mesa e vê muitos rostos desconhecidos, e o anfitrião não está por perto para apresentá-lo a outras pessoas, tome a iniciativa e apresente-se a outras pessoas, em vez de ficar quieto em um canto e fingir outros não existem.

Etiqueta comercial - Regras de redação

Escrever é semelhante a iniciar uma tarefa. Você precisa ser bem planejado, preparado, focado, comprometido e, o mais importante, apaixonado pelo que está fazendo. Se você implementar todos os pontos a seguir mencionados, as chances de escrever um texto muito apreciado estarão a seu favor.

Antes de tudo, vamos aceitar o fato de que poucas pessoas, quase nenhuma, podem escrever um documento da maneira que quiseram colocá-lo no papel, na primeira tentativa. As idéias e memórias costumam surgir quando menos se espera, e essas novas idéias continuam mudando seu documento a cada entrada subseqüente. Depois de colocar suas idéias no papel, o próximo passo será apresentá-las de maneira simples, lógica, conectada e clara. Isso requer planejamento e preparação, para os quais existem etapas definidas que você pode seguir.

Linguagem apropriada Uso de marcadores
Inglês simples (sem jargões) Concisão
Sentenças simples Melhoria constante
Conteúdo relevante Comentários
Regras de redação

Pesquisando em qualquer tópico é uma etapa muito crítica antes de escrever. Suas fontes precisam ser confiáveis e amplamente aceitas. Antes de identificar e desenvolver seu tópico, você deve encontrar o contexto e as informações básicas sobre o seu tópico.

Isso pode ser feito consultando livros, artigos, periódicos, fontes de notícias e revistas. Hoje em dia, as pessoas também usam gravações de vídeo e som. As etapas a seguir ajudarão você a -

  • Observe os detalhes importantes e relevantes.

  • Avalie cada ponto em relação ao tópico e à finalidade do seu documento.

  • Registre os detalhes do recurso e da referência (ou seja, autor, título e publicação).

  • Organize o conteúdo em uma ordem lógica, em títulos e subtítulos apropriados.

Conhecer o pulso do público antes de você escrever o documento dará muito apoio na decisão sobre o conteúdo e a abordagem. Caso você não esteja ciente da audiência, escreva tendo em mente a demografia, ou seja, o grupo-alvo da sua redação, como fazem os escritores de artigos on-line ou blogueiros. Antes de começar a escrever, tente entender sempre qual é a sua razão de escrever. Pode ser qualquer um dos seguintes -

Fornecendo informações Enviando relatórios
Aplicando persuasão Recomendações
Apresentando sua opinião Uma ação desejada
Propondo Idéias Atingir uma conquista

Por exemplo, se sua intenção é vender um produto ou contratar alguém para assinar um serviço que você está fornecendo ou está promovendo uma causa; pergunte a si mesmo perguntas como - quem são meus leitores em potencial? Qual é o histórico dos meus possíveis leitores-alvo? Onde eles moram e quantos anos eles têm? Quais são os seus interesses e prioridades? Essas perguntas definirão o objetivo de sua redação.

Etiqueta comercial - Escrevendo os documentos

Depois de identificar o público para sua redação, tente antecipar as informações que seu leitor julgue necessárias e inclua-as no seu documento enquanto você escreve. Isso pode ser feito perguntando-se as “perguntas sobre WH”.

Escrevendo os documentos
  • Responda às perguntas da WH - Respondendo “Quem? O que? Por quê? Onde? Quando? O qual? Como? ”Lhe dará uma vantagem sobre o conteúdo da redação.

  • Determine o início e o término - Depois de coletar todas as idéias possíveis que você tem sobre o tópico, você pode examiná-las e rejeitar algumas que não farão sentido neste artigo. Depois disso, descubra a idéia que deixará o máximo impacto na leitura e coloque-a no início do artigo. O final deve ter a ideia que resume todas as idéias de maneira clara e precisa.

  • Obtenha uma opinião de segunda pessoa - sempre verifique seu texto escrito por alguém antes de enviá-lo. Isso empresta uma perspectiva objetiva de segunda pessoa à revisão e impede que suas emoções e indulgências atrapalhem. Não faça isso se o conteúdo for confidencial e não for compartilhado.

  • Discuta sugestões e inclua melhorias - Depois que seus amigos sugerirem algumas mudanças, implemente as que você achar relevantes.

Desenvolvimento de fluxo

Muitas pessoas têm idéias muito interessantes e até conseguem colocá-las no papel. Infelizmente, seus leitores não se estendem além de um estágio específico. Isso ocorre porque, embora a escrita deles seja boa e os pensamentos tenham sido mencionados adequadamente, pode não ter havido uma seleção adequada de palavras ou talvez um provérbio como - “beliscá-lo pela raiz” foi usado, o que os leitores podem não entender.

Vamos discutir 15 coisas para lembrar ao revisar e revisar sua redação -

Clareza

  • Sua escrita deve ser entendida na primeira leitura. Evite jargões técnicos, palavras desconhecidas ou linguagem formal.

Vs formais. Moderno

  • O pagamento foi devidamente registrado e recebemos seu cheque.
  • Anexado aqui x por favor encontre Anexado

Evitar ambiguidade

  • Palavras com duplo significado ou sentenças que confundem os leitores devem ser evitadas

  • Tendo comido o peixe, Kiran conversou com Karan. (Quem teve o peixe?)

Evite coloquialismos

  • Em poucas palavras vs. em suma
  • Neste dia e idade versus hoje, atualmente

Evite usar muitas palavras

  • Antes do evento vs. antes
  • Neste ponto no tempo vs. agora

Evite repetições desnecessárias

  • Absolutamente essencial
  • Combine junto

Incluir apenas informações relevantes

  • Omita informações desnecessárias em segundo plano.
  • Mantenha frases curtas e simples - 17 palavras ou menos.

Completude

Verifique se todas as informações que o leitor precisará estão incluídas -

  • Quem? O que? Onde? Quando? Por quê? Quão?

Correção

Verifique a precisão da gramática e ortografia dos nomes de pessoas e lugares.

  • Ele fez isso contra ele.
  • Sua cor desbotou versus sua cor desbotou.

Não confie na verificação ortográfica

  • Digitar 'no / on', 'then / than', 'quiet / quiet', 'perder / loose' não mostrará erros.

Concreteness

Dê detalhes específicos.

  • Seu plano de investimento ganhará juros altos.
  • Seu plano de investimento ganhará 8% de juros.

Convincente

Use uma linguagem que seja crível. Evite exageros e superlativos.

  • Sempre vs. Normalmente
  • Nunca vs. Raramente

Cortesia

Mostre boas maneiras ao escrever. Use voz passiva ao comunicar más notícias para evitar conotações negativas. Por exemplo,

  • Não podemos concordar com os termos e condições descritos no contrato.
  • Algumas discussões sobre os termos e condições precisam ser feitas.

Escreva com o leitor em mente

  • Sexista - Presidente, empresário
  • Condescendência - 'Claro', 'Obviamente'

Usando Bullet Points

  • Comunica sua mensagem de maneira fácil e clara.
  • Destaca as informações mais importantes.

Etiqueta de Email

O e-mail é amplamente utilizado como uma forma de ferramenta de comunicação comercial barata e altamente eficaz. Impressões de e-mails raramente são obtidas e cópias eletrônicas são usadas, porque é fácil arquivar e recuperar e-mails. O motivo de sua popularidade é a facilidade de acesso, que todos em uma organização, começando do CEO ao zelador, podem usar.

Os e-mails são uma maneira eficiente de comunicar informações de maneira bem apresentada, fácil de ler e profissionalmente apropriada. Muitas pessoas citam a falta de tempo como motivo para encaminhar emails abaixo do padrão, que variam de incompletos a incompreensíveis.

Muitas pessoas confundem e-mails com mensagens de texto ou, pelo menos, sua abordagem para escrever e-mails sugere isso. Vamos discutir a diferença entre uma conversa de texto e um e-mail escrito. Em uma conversa por mensagem de texto, duas pessoas podem trocar informações, compartilhar detalhes, fornecer correções e solicitar esclarecimentos em uma maneira rápida de comunicação.

Comparado a isso, os emails são lidos por profissionais que, dependendo do trabalho, podem receber algo entre 20 a 200 emails por dia. Eles não querem se envolver em uma conversa de vaivém, nem têm tempo para pedir detalhes várias vezes. Eles só querem entender o conteúdo do email, ler as instruções, processar as informações, concluir a tarefa e esvaziar a seção "não lida" da caixa de entrada.

Tendo isso em mente, vamos discutir alguns truques para escrever e - mails eficazes -

  • Planeje sua mensagem.
  • Use a linha de assunto para chamar a atenção do leitor.
  • Mantenha sua mensagem curta e clara.
  • Não digite sua mensagem inteira em minúscula.
  • Revise sua mensagem antes de enviá-la e assuma a responsabilidade.
  • Dedique alguns minutos para esfriar antes de enviar qualquer e-mail com raiva.
  • Não digite sua mensagem em maiúsculas. As capitais são consideradas GRITANTES.

Em certos casos, os e-mails podem não ser adequados. Prefere ligar para alguém quando -

  • Você precisa discutir informações pessoais, sensíveis ou confidenciais.
  • Você vai dar más notícias.
  • Sua mensagem é complexa e o significado pode ser perdido nas palavras.
  • você precisa de uma resposta imediata.

Riscos legais de e-mails

Os e-mails são o modo preferido de comunicação em muitos locais de trabalho, e isso significa que eles carregam muitas informações que podem ser confidenciais. Muitas empresas treinam extensivamente as pessoas sobre como devem enquadrar seus e-mails e que tipo de e-mails, a quem devem encaminhar.

A segurança e a confidencialidade das informações contidas nos emails são de responsabilidade conjunta do remetente e dos destinatários. As empresas possuem diretrizes rígidas para proteger seus documentos e seu conteúdo. Vamos discutir algumas das diretrizes mais comumente seguidas para evitar o uso indevido de e-mails.

Você e sua empresa serão responsabilizados por vários processos legais se -

  • Você envia ou encaminha e-mails com conteúdo ofensivo.
  • Você envia um anexo que possui um vírus.
  • Você encaminha o email do remetente para outra pessoa sem permissão.
  • Você tenta forjar e-mails de outras pessoas ou enviar e-mails de contas de outras pessoas.
  • Você tenta ocultar sua identidade dos destinatários ao enviar email.
  • Você copia uma mensagem pertencente a outra pessoa sem permissão.

Elementos de um email formal

Embora a maioria de nós envie e-mails informais a amigos que possam conter erros gramaticais, o mesmo não ocorre quando se escreve aos colegas, especialmente quando queremos causar uma boa impressão, pois precisamos ser mais cuidadosos e diplomáticos dessa vez. Aqui estão algumas dicas gerais sobre o formato correto de um email -

Plano de fundo - o plano de fundo branco padrão deve ser usado para todos os emails. Planos de fundo coloridos ou desenhos de rolagem parecem pouco profissionais e perturbadores.

Fonte - as fontes preferidas são Times New Roman ou Arial, tamanho da fonte-12.

Cor da fonte - a fonte deve ser apenas azul marinho ou preto.

Detalhes do contato - As informações de contato oficiais, como nome, designação, ID do email, número do contato, logotipo da empresa e endereço da correspondência devem ser mencionadas na área de assinatura. É melhor evitar declarações pessoais.

Nome e Sobrenome - Eles devem ser mencionados na mesma fonte usada no corpo do email, apenas dois tamanhos de fonte maiores. Fontes cursivas para o nome não são recomendadas.

(A ser mencionado na mesma fonte e tamanho que o corpo do email)

  • Designação
  • Departamento
  • Nome e endereço da empresa
  • Marco e CEP
  • Número de contato
  • Endereço de e-mail
  • Número de telefone da empresa
  • Número de fax da empresa
  • URL da empresa
  • aviso Legal

Exemplo de email

Exemplo de email

Etiqueta por telefone

As conversas telefônicas estão rapidamente substituindo as reuniões tradicionais "no local", devido à logística e ao tempo economizado. Hoje em dia, é muito mais fácil para as pessoas conversar por telefone, em comparação com viajar para um lugar distante para fazer o mesmo.

Embora as vantagens óbvias de uma conversa telefônica sejam muitas - uma é que a pessoa não precisa estar fisicamente presente durante o tempo da entrevista, essa também pode ser uma de suas desvantagens distintas.

Etiqueta por telefone

Em uma conversa cara a cara, 70% das respostas da pessoa são não verbais e estão relacionadas à linguagem corporal. Em uma conversa telefônica, você precisa compensar esses 70% com sua projeção de voz, tom e modulação.

Alguns pontos importantes sobre etiqueta telefônica -

  • Fale alto o suficiente para ser ouvido com clareza. Mantenha sua boca perto do bocal. É aconselhável usar um equipamento viva-voz, se possível, para que suas mãos estejam livres para anotar pontos. Muitas pessoas expressam seus pontos de vista usando as mãos para enfatizar áreas específicas de discussão. O uso de equipamento mãos-livres também aprimora suas habilidades expressivas.

  • Deixe a outra pessoa falar a maior parte do tempo, pois ela estará explicando sobre o que deseja informar, para você entender. Também falar fora de hora pode irritar o ouvinte.

  • Sorria e fale de maneira conversacional. Sorrir enquanto fala muda o formato da sua boca quando você pronuncia as palavras e o ouvinte capta facilmente essa mudança de tom.

  • Coloque um bloco de notas, caneta e uma cópia do documento que está sendo discutido perto de você para referência e anotação de informações importantes.

  • Tente ir a um lugar que possua o mínimo de ruído e interferência possível durante uma entrevista por telefone.

  • Se você estiver preso no trânsito ou em um local barulhento quando alguém do escritório ligar e perguntar se é a hora certa de falar com você, peça licença e educe-se em 5 a 10 minutos. Isso lhe dará tempo para ir a um lugar silencioso para preparar seu humor e mente para a conversa.

  • Desative as chamadas em espera e os aplicativos que emitem bipes durante as chamadas, para que a atenção da outra pessoa não seja desviada devido ao som perturbador.

Etiqueta comercial - além das fronteiras

Pessoas de todo o mundo têm etiquetas diferentes que observam com relação à sua cultura e natividade. Reunimos alguns interessantes por aqui. Você pode achar alguns deles divertidos. No entanto, as pessoas que seguem essas etiquetas os levam muito a sério e devem ser respeitadas.

  • Áustria - Colocar as mãos nos bolsos é considerado rude entre os austríacos que dão ênfase ao título. Eles adoram usar os títulos com os sobrenomes e seguem a maneira formal de se dirigir às pessoas, em vez de obter o primeiro nome com as pessoas na primeira reunião.

  • Brasil - os brasileiros são pessoas expressivas e não seguem regras rígidas no espaço pessoal. Assim como os argentinos, eles se sentem à vontade em pé perto de você enquanto falam e não se importam em dar tapinhas nas pessoas e em suas mãos. A maneira deles de conduzir uma discussão de negócios também é informal, com as pessoas liberalmente cortando a conversa de outra pessoa sem ninguém se importar.

  • Rússia - Beijos na bochecha trocados entre pessoas do mesmo sexo são aceitáveis e é um costume seguido amplamente. No entanto, isso não deve dar a impressão de que você receberá uma recepção calorosa em sua primeira reunião. Os russos acreditam em queima lenta e gostam de conhecer alguém em seu próprio tempo agradável.

  • França - os franceses adoram ser pessoas sofisticadas e ouvi-las falar, é como ouvir uma conversa longa, contínua e espirituosa. Eles enfatizam muito a privacidade pessoal; portanto, evite fazer perguntas pessoais.

  • Alemanha - As mulheres alemãs esperam que os homens as protejam e é considerado rude mascar chiclete em público e perder a paciência em público. O povo alemão adora uma conversa de natureza intelectual e geralmente não gosta de piadas. Eles têm um lado humorístico, porém, que expõem apenas após repetidas reuniões com eles.

  • Itália - os italianos gostam de manter contato visual enquanto conversam. Isso não é apenas um sinal de confiança para eles, mas também lhes diz que você é genuíno e quer dizer o que está dizendo. Eles também são paqueradores por natureza e podem ficar bem perto de você enquanto conversam.

  • Reino Unido - O uso de adjetivos para descrever as coisas geralmente é desaprovado, então as conversas tendem a ser muito polidas e uniformes. O contato visual prolongado é considerado rude e o espaço pessoal recebe muita importância. Tocar na pessoa de alguém é reservado apenas para membros da família.

  • Estados Unidos - Os americanos gostam de manter contato visual enquanto conversam e ficam felizes em chegar ao primeiro nome durante a primeira reunião. Eles tendem a ser mais informais em seu discurso. No entanto, eles atribuem um tremendo valor à pontualidade, para nunca pegar um americano no lado errado do relógio.

  • Argentina - Os argentinos são muito sensíveis quando você usa o sinal de "polegar para cima" com eles, pois consideram obsceno e muito ofensivo. Além disso, eles tendem a bater na palma da mão esquerda quando acham que o que você está dizendo é inacreditável.

  • Austrália - Os australianos adoram comprar uma rodada de bebidas para os amigos e, geralmente, não gostam de dividir a conta. Eles se ofendem com os gestos dos dedos do sinal 'V' e do sinal de "polegar para cima". Bocejar em público é considerado rude.

  • China - os chineses, por outro lado, evitam tocar e abraçar em locais públicos. Eles também não apreciam as pessoas clicando e estalando os dedos e apontando para eles enquanto falam. Roupas altas e assobios não são vistos sob luz favorável. Os chineses também não gostam de discutir negócios enquanto jantam.

Etiqueta além-fronteiras
  • Canadá - os canadenses adoram o conceito de espaço pessoal. Portanto, eles evitam ficar muito próximos da pessoa que estão encontrando. Eles tendem a evitar abraçar e tocar as pessoas. É muito importante manter a linguagem corporal adequada enquanto se senta para ter uma discussão de negócios com os canadenses.

  • Japão - Compare com o Japão, onde o contato visual de longa duração é considerado rude e desrespeitoso. Além disso, tocar em alguém enquanto fala e não respeitar seu espaço pessoal é algo que os japoneses não apreciam.

Etiqueta comercial - Conclusão

A etiqueta nos negócios é uma das partes mais importantes e, no entanto, mais negligenciadas da vida de um profissional. Se você não está ciente das regras básicas de etiqueta ao conhecer novas pessoas e ao lidar com clientes, é mais provável que você cometa muitos erros que podem ser desconhecidos ou aparentemente inocentes para você, mas pode ser facilmente interpretado como deliberado e ofensivo pelo pessoa ouvindo você.

Este foi um pequeno passo para conscientizar você sobre as regras simples de etiqueta que você deve conhecer e segui-las quando estiver interagindo com as pessoas.

Esperamos que você esteja pronto para utilizar o que aprendeu com esta leitura e implemente isso em sua vida. Tudo que você precisa é um pouco de autoconfiança e um pouco de prática! Melhor da sorte!